Als systemen niet goed samenwerken, ligt de gedachte aan één nieuw, allesomvattend pakket voor de hand. Dat kan de juiste keuze zijn, maar het is ook een grote, ingrijpende stap met veel risico voor de lopende bedrijfsvoering. In veel gevallen levert het verbinden van bestaande systemen sneller en met minder risico resultaat op.
Het probleem zit vaak tussen de systemen
De meeste systemen doen op zichzelf prima wat ze moeten doen. De inefficiëntie ontstaat bij de overdracht: een gewonnen offerte die opnieuw wordt ingevoerd als order, klantgegevens die in drie systemen net anders staan, of een spreadsheet die als verbindingsstuk tussen afdelingen dient. Precies daar helpen koppelingen.
Waar je op let bij een integratie
Een goede koppeling is meer dan gegevens van A naar B sturen. Een paar punten maken het verschil tussen een koppeling die werkt en een die problemen veroorzaakt:
- Leg per gegeven vast welk systeem leidend is, zodat er geen tegenstrijdige versies ontstaan.
- Ontwerp voor uitzonderingen: wat gebeurt er als gegevens ontbreken of niet kloppen?
- Zorg voor logging en meldingen, zodat een storing direct zichtbaar is.
- Spreek af wie de koppeling beheert en wat er gebeurt bij een update van een van de systemen.
Wanneer vervangen wel verstandig is
Vervangen is verstandig als een systeem de bedrijfsvoering structureel beperkt: het ondersteunt een belangrijk proces niet, is niet te koppelen of brengt onaanvaardbare risico’s met zich mee. Ook dan helpt een goede analyse van de datastromen, omdat die bepaalt hoe het nieuwe systeem in het landschap moet passen.
Een basis voor de volgende stap
Een samenhangend systeemlandschap is ook de basis voor automatisering en AI. Een AI-agent die een conceptofferte voorbereidt, heeft actuele klant- en productgegevens nodig. Wie zijn systemen eerst goed verbindt, maakt de volgende stap een stuk eenvoudiger.
Reageer op dit artikel