Vaak wel, maar de kwaliteit van de bron bepaalt hoeveel handmatige controle nodig blijft. Dat toetsen we vooraf met voorbeelden uit je eigen documentstroom.
Documentautomatisering
Oplossing
Documenten verwerken
zonder overtypen
Facturen, orderbevestigingen, formulieren en contracten bevatten informatie die vaak nog met de hand in een systeem wordt gezet. Met documentautomatisering worden de gegevens uitgelezen, gecontroleerd en verwerkt. Medewerkers kijken alleen nog naar de gevallen die afwijken.
- Uitlezen van gestructureerde en vrije documenten
- Controle op volledigheid en afwijkingen
- Directe verwerking in je systemen
- Medewerker beoordeelt uitzonderingen
Toepassingen
Documenten die zich lenen voor automatisering
Automatisering loont vooral bij documenten die in grote aantallen binnenkomen of waarvan de verwerking foutgevoelig is.
Inkoopfacturen
Factuurgegevens uitlezen, matchen met de order en klaarzetten voor goedkeuring en boeking.
Orders en aanvragen
Orders uit e-mails en bijlagen omzetten naar gestructureerde gegevens in je ERP of CRM.
Contracten
Belangrijke afspraken, data en voorwaarden uit contracten halen en overzichtelijk vastleggen.
Aanpak
Van documentstroom naar automatische verwerking
We automatiseren stap voor stap en houden een mens in de lus zolang de kwaliteit dat vraagt.
We bekijken welke documenten binnenkomen, hoeveel, in welke vorm en waar de verwerking nu tijd kost of misgaat.
We richten het uitlezen en de controles in, en bepalen welke afwijkingen een medewerker moet beoordelen.
We koppelen de verwerking aan je systemen en volgen de kwaliteit, zodat steeds meer documenten automatisch doorlopen.
Veelgestelde vragen
- Werkt dit ook met gescande of slecht leesbare documenten?
- Moeten alle leveranciers hetzelfde format gebruiken?Nee. Met AI kunnen ook documenten met verschillende opmaak worden uitgelezen. Wel is het verstandig de uitkomsten te controleren tot de kwaliteit bewezen is.
Meer vragen
- Met welke systemen werkt dit samen?Met de systemen waarin de gegevens nodig zijn, zoals je ERP, boekhouding of CRM. Welke koppeling nodig is, bepalen we in de analyse.
Kennismaking
Aan de slag met
documentautomatisering?
Vertel kort waar je organisatie tegenaan loopt. We nemen contact met je op om een vrijblijvende kennismaking in te plannen.
Plan een kennismaking
Een eerste gesprek is vrijblijvend.